Règlement et relance pour la facturation impayée dans le bâtiment
Dans le cas d’une facture impayée que faire?
Mais surtout comment mettre toutes les choses de votre côté en tant qu’artisan du bâtiment pour vous retrouver le moins possible face à des factures impayées?
En effet les recours une fois que le mal est fait sont souvent compliqués et ne donnent malheureusement que peu de résultats.
Nous allons donc vous donner tous les conseils qui vous aideront à mieux gérer vos règlement de factures et filtrer au maximum les impayés.
Les informations à retenir sur le règlement de sa facturation
Vous trouverez dans cet article de nombreux conseils sur la gestion de la facturation, le suivi des règlements et des moyens d’éviter les factures impayées dans le bâtiment comme :
Comment se préserver de situation de factures impayées ?
Quel outils et processus à mettre en place pour éviter les factures impayées ?
Quelles options en cas de factures impayées ?
Prévention : la meilleure arme contre les problèmes de facturation dans le bâtiment
Avant le chantier
Renseignez-vous au maximum sur vos clients surtout s’il s’agit de professionnel des informations sur leur solvabilité peuvent se trouver assez facilement sur Internet et ces quelques minutes de recherche prises en amont pourra vous faire gagner de l’argent et un temps bien plus important par la suite pour la gestion de recouvrement de créances. Si vous avez de très gros clients vous pouvez également souscrire une assurance spécialisée pour la protection des factures impayées mais cela représente un coût très conséquent surtout pour les TPE et PME du BTP.
Pendant le chantier
Il est important d’instaurer un rapport professionnel et ferme vis-à-vis de votre client pour ne laisser aucune porte ouverte à de potentielles factures non réglées en fin de course. Cela passe pas des documents transmis (devis, factures d’acompte, factures de situation,) irréprochables en accord total avec la législation pour qu’ensuite votre client n’ait aucun recours possible pour justifier qu’il n’est pas en obligation de payer. Cela passe également par des prestations qui correspondent au maximum à ce que vous avez annoncé en terme de travaux et de délais et des notifications au client dans le cas de modifications.
Après le chantier
Une fois les travaux terminés chez votre client, nous vous conseillons d’être le plus réactif possible sur l’envoi de votre facture. En le faisant immédiatement le client est toujours dans le contexte du chantier qui fait partie de ses préoccupations. Si vous laissez passer une semaine voire quinze jours, le client n’est plus dans le vif du sujet et aura plus facilement la tentation de laisser trainer son paiement.
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Tous les outils de gestion d’entreprise pour éviter les impayés
- De bonnes fiches de suivi client
Toutes les informations recueillie sur vos clients doivent être bien organisées et classées pour ne pas risquer de tomber plusieurs fois sur un mauvais payeur
mais aussi pour avoir au même endroit toutes les informations nécessaire pour pouvoir facilement communiquer (par mail, téléphone ou courrier) avec le client que ce soit pour les documents normaux ou une relance facture impayée.
Tout savoir sur les bases de données clients et les fiches de suivi en cliquant ici - Le contenu légal d’un devis et d’une facture
Avec un logiciel de gestion spécialisé BTP, pas de place à l’erreur, tous les éléments légaux que l’on doit retrouver sur un devis et une facture du bâtiment pour qu’ils aient une valeur juridique sont présents automatiquement, il ne reste qu’à les remplir dans vos réglages une seule fois.
Pour avoir toutes les informations sur les modèles de devis et factures du logiciel Web2vi, demandez une démo ici - Une bonne organisation de chantier et le suivi des retards
Pour coller au maximum à ce que vous annoncez dans votre devis et maitriser votre organisation de chantier, des outils de suivi des heures en fonction de vos équipes d’employés vous seront d’une grande utilité.
Un e-book complet et gratuit sur une bonne gestion de chantier est accessible juste ici : télécharger l’e-book - Les délais de paiement et modes de paiement
Ces deux éléments doivent absolument être mentionnés sur vos factures pour qu’il y ait la trace des conditions de paiement que vous imposez à votre client.
Dans le cas inverse vous n’auriez pas de recours pour vous faire payer une facture impayée.
Vous devez en plus absolument penser à ajouter la mention des pénalités en cas de retard de paiement.
Autan d’éléments que vous retrouverez dans le logiciel de gestion Web2vi. Vous pouvez paramétrer ses informations de manière personnalisée pour toutes vos factures et devis et même en assigner des spéciales sur des fiches clients en particulier. De quoi pouvoir jongler avec toutes les situation et éviter au maximum les factures impayées.
Tout savoir sur la fonction délai et mode de paiement sur le logiciel Web2vi, demandez une démo ici - Une bonne gestion des règlements en cours
Avoir la visibilité sur tous vos paiement en attente avec leur dates butoir en un clic ça fait rêver? Un logiciel spécialisé bâtiment comme Web2vi possède cette fonctionnalité de gestion qui vous permet d’être toujours à jour sur vos règlement et de déclencher une relance de facture impayée si besoin.
Tout savoir sur la fonction règlement sur le logiciel Web2vi, demandez une démo ici
Que faire face à des factures non réglées dans le bâtiment ?
Il y a 2 options successives pour tenter de se faire régler des factures impayées :
Le recouvrement à l’amiable
On parle de recouvrement amiable pour un recouvrement de créances qui se ferra sans passer par une action en justice. L’ensemble de ces moyens permet de maintenir la communication et de rentrer dans votre argent de manière amiable.
Les actions possibles à entreprendre sont :
La lettre de relance pour retard de paiement. La relance peut aussi se faire par téléphone. Le but est de trouver un arrangement pour que la créance soit réglée dans les meilleurs délais.
Le courrier recommandé. La lettre en recommandé accusé de réception permet de formaliser l’échange et d’avoir une preuve, le cas échéant, que l’artisan a tenté de trouver une conciliation pour rentrer dans son argent.
Le recouvrement judiciaire
Les actions de recouvrement de facture judiciaire englobent l’ensemble des moyens où la justice intervient pour contraindre le débiteur à vous payer sa dette.
Les actions sont à utiliser dans un second temps, quand les actions de relance ont échouées.
Parmi les actions de recouvrement judiciaire, on retrouve :
Envoi d’une lettre de mise en demeure
Procédure par huissier de justice avec l’injonction de payer
Obtention d’un titre exécutoire en justice pour forcer le débiteur à payer
Dans tous les cas, l’artisan a le choix de mettre en œuvre ces procédures directement ou de confier cela à une société de recouvrement spécialisé. Dans les cas extrêmes, il peut aussi choisir de céder sa créance à une société d’affacturage.
À retenir
On l’aura compris ça n’est pas parce que votre devis est signé et que vous commencez les travaux que vous avez la certitude d’être payé pour vos prestation à la fin.
Pour palier à ce risque très présent dans le milieu du bâtiment de factures impayées il y a une multitudes d’éléments à mettre en place pour mettre le plus de chance de votre côté pour comptabiliser le moins de factures non réglées possible.
Voici les exemples principaux (revenez en arrière sur l’article pour plus de détail) :
- Éviter les mauvais payeurs
- Souscrire une assurance spécialisée
- Être réactif sur l’envoi de vos factures
- Utiliser des fiches de suivi client
- Transmettre des devis et factures irréprochables niveau légal avec toutes les mentions nécessaires
- Avoir un suivi très précis de vos chantiers
- Prévoir des délais et moyens de paiement explicites sur vos factures
- Avoir une gestion proactive des règlements en cours
