Les comptes prorata BTP dans les devis et factures du bâtiment
Tout comprendre au fonctionnement des chantiers avec compte prorata
Lorsqu’un chantier compte plusieurs corps de métier et donc plusieurs entrepreneurs une organisation très réglée est nécessaire pour l’exécution des travaux et la tenue du chantier. Des dépenses communes s’ensuivent pour gérer l’ensemble du chantier entre les différentes équipes de travail. Tous les ouvriers vont à tour de rôle ou simultanément devoir utiliser des branchements, de zones de stockages, un bureau de chantier, de l’eau, de l’électricité des infrastructures de communication… Pour prévoir toutes ces dépenses dans le prix du devis et les facturer à la fin du chantier on utiliser le calcul du compte prorata. Mais pour l’appliquer en toute légalité il convient de suivre plusieurs règles que nous allons vous détailler sur cette page.
Les informations à retenir sur le compte prorata BTP
Vous trouverez dans cet article de nombreuses informations sur le fonctionnement du compte prorata dans le bâtiment comme :
Un point juridique sur le compte prorata
Les types de chantiers concernés par le compte prorata
Les dépenses qui rentrent dans le compte prorata
Les dépenses qui ne rentrent pas dans le compte prorata
Les personnes qui doivent gérer le compte prorata
Les étapes de mise en place au niveau du devis et de la facturation
La définition juridique d’un compte prorata BTP
On appelle compte prorata un compte de dépenses communes mis en place quand un chantier rassemble plusieurs entrepreneurs. Il concerne les dépenses nécessaires à la bonne exécution des différentes prestations. Certains textes juridiques peuvent encadrer les règles d’application du compte prorata. Les voici listés ci-dessous :
Le CCAG Travaux 2009
Ou « Cahier des Clauses Administratives Générales », à utiliser systématiquement en marché privé alors qu’il ne mentionne pas les cas de travaux en marché public.
La norme AFNOR NF P03-001, Annexe A, B et C.
Souvent utilisé pour palier l’absence de mention des appels d’offre publique dans le CCAG mais également pour les travaux en marché privé.
La convention pour l’établissement, la gestion, le règlement du compte prorata
Établie par l’OGBTP, c’est la même utilisation que pour la norme AFNOR avec des prises de liberté selon le chantier.
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Les types de chantier concernés par le compte prorata
Le compte prorata BTP ne s’applique pas pour tous les chantiers du bâtiment. Voici les conditions à réunir pour qu’il s’applique à votre situation de travaux :
- Un chantier en marché public ou privé
- Un chantier regroupant plusieurs corps de métiers représentés par plusieurs entreprises différentes.
Il est à bien noter que si ces conditions sont réunies la mise en place d’un compte prorata n’est toujours pas obligatoire, c’est simplement un outil qui facilite l’execution des travaux et relève de l’entente contractuelle et non d’une disposition légal.
Les dépenses qui rentrent dans le calcul de compte prorata (et celles qui n’y rentrent pas)
On peut distinguer deux types de dépenses communes sur les gros chantiers à plusieurs entreprises du bâtiment : Les dépenses communes d’investissement et de consommation. Ce sont ces dernières qui vont concerner le compte prorata. La distinction se fait entre les dépenses que l’on peut prévoir précisément au moment du devis, donc avant le début du chantier et celles qui seront calculées seulement une fois le chantier terminé. Le compte prorata BTP se concentre donc sur les dépenses communes de consommation qu’on ne peut chiffrer avant la fin des travaux.
Voici ci-dessous des exemples précis de ces 2 types de dépenses communes :
Les dépenses communes d’investissement (non concernées par le compte prorata) Les branchements provisoires, les clôtures, les panneaux de chantier, le bureau de chantier, les sanitaires, les réseaux d’eau et d’électricité, l’éclairage, les dispositifs communs de sécurité, les dépenses d’entretien… Ces éléments se rattachent principalement et généralement aux lots d’électricité et de plomberie.
Les dépenses communes de consommation (qui rentrent de le calcul du compte prorata) les dépenses de consommation d’eau et d’électricité, les consommations téléphoniques non facturées, le nettoyage du bureau de chantier et des installations communes d’hygiène, les frais de gardiennage…
Qui dans l’organisation du chantier doit gérer le compte prorata ?
Il y aura deux types d’intervenant dans la gestion du compte prorata BTP : le gestionnaire (obligatoire) et le comité de contrôle (optionnel). Le gestionnaire sera choisi dans l’entreprise dont le lot est le plus important, il s’agit généralement du gros oeuvre. Mais il reste tout à faite possible de désigner le gestionnaire via une entreprise au lot moins important, il n’y a pas d’obligation à ce sujet. Le gestionnaire s’occupe des factures et des appels de fond et les gère de façon mensuelle ou trimestrielle selon le chantier. Le comité de contrôle se place en sécurité pour avoir un double regard sur la gestion du compte prorata.
Voici les types de missions qu’il peut avoir :
- Déterminer des dépenses communes imprévues au cours du chantier.
- Contrôler la tenue du compte et en cas de contestation, accepter ou refuser les factures présentées par les entreprises
- Statuer sur le solde et le règlement du compte prorata.
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Les étapes de mise en place de compte prorata au niveau du devis et de la facturation
- L’établissement d’un budget prévisionnel : Cette étape arrive en début de chantier par accord entre les entrepreneurs afin de fixer le pourcentage permettant de déterminer l’acompte à verser au gestionnaire du compte prorata.
- L’établissement des dépenses du compte prorata : Elles doivent être justifiées par les entreprises prestataires par des factures. Elles doivent être fournies dans les deux mois de la réalisation de la prestation et au plus tard 15 jours après la réception des travaux.
- La tenue du compte : Sur la base des montants des marché puis à partir des éléments transmis à l’étape 2, le gestionnaire établit les factures ou appels de fonds
- La communication au sein du chantier : Tous les deux mois, le gestionnaire du compte prorata présente un état des dépenses et des recettes et le porte à la connaissance de tous les entrepreneurs.
- Le solde et la répartition définitive du compte prorata : Après la réception des travaux, le gestionnaire détermine le solde du compte prorata. La répartition est faite au prorata du montant d es situations cumulées de chaque entrepreneur. Le solde et sa répartition sont communiqués à chaque entreprise qui aura 15 jours pour faire connaître par écrit se s observations éventuelles.
- La soumission au comité de contrôle : Après ces 15 jours réglementaires, le solde, sa répartition et les observations reçues sont soumis au comité de contrôle qui dispose de 21 jours pour faire connaître sa décision.
- L’émission des factures ou avoirs : Dernière étape le gestionnaire réalise les factures ou avoirs en fonction du solde de chaque entreprise.
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À retenir
Attention ! Voici une liste de remarques à bien connaître pour éviter toute confusion dans la bonne application des comptes prorata
- Les dépenses communes de consommation seront réparties au prorata du montant des situations cumulées de chaque entrepreneur.
- L’imputation des dépenses communes doit être connue dès la remise des prix.
- Les équipements propres à un entrepreneur pour l’exécution de son lot ne constituent pas des dépenses communes de chantier.
- La gestion des déchets de chantier ne peut pas être intégrée dans le calcul prorata.
- Concernant la rémunération du gestionnaire, La norme Afnor stipule qu’il peut être rémunéré sur la base d’un pourcentage
du montant TTC des dépenses imputées au compte prorata, qu’elle fixe à 8 %,à défaut d’accord particulier entre le gestionnaire et le comité de contrôle. Le comité de contrôle n’est lui quasiment jamais rémunéré.
